Algemene voorwaarden/T&C 

Artikel 1 Algemeen
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de partij die opdracht geeft.
2. Opdrachtnemer: Oosthout Advocatuur/mr. A.R. Oosthout.

Artikel 2 Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, behoudens wijzigingen in deze voor­waarden welke door beide partijen uitdrukkelijk en schriftelijk dienen te zijn bevestigd.
2. De gedrags- en beroepsregels voor de opdrachtnemer maken deel uit van de overeenkomst. De opdrachtgever verklaart de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig te zullen respecteren.

Artikel 3 Totstandkoming van de overeenkomst
1. De overeenkomst komt tot stand door het schrijven van een bevestigingsbrief door opdrachtnemer aan opdrachtgever, alsmede ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden door opdrachtnemer aan opdrachtgever en het tekenen door opdrachtnemer en opdrachtgever van de dienstverleningsovereenkomst. Indien aan een aan deze drie voorwaarden niet is voldaan is geen overeenkomst tot stand gekomen. De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door op­drachtgever aan opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven. Opdrachtgever doet indien aanwezig, afstand van een toepasselijkheidsverklaring van eigen algemene voorwaarden
2.  Het staat partijen vrij te bewijzen dat de overeenkomst op andere wijze tot stand is gekomen.
3.  Een opdracht komt tot stand met de opdrachtnemer als zodanig. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling van de opdrachtgever is dat
de opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 7:404 BW, dat voor laatstgenoemd geval een regeling geeft en de werking
van artikel 7:407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt voor de gevallen waarin aan twee of meer personen een opdracht is gegeven, wordt
uitgesloten.
4.  De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de in­houd, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een
bepaalde tijd is aangegaan.

Artikel 4 Terbeschikkingstelling van informatie door de opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtne­mer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit.
3. Indien en voor zover opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschik­king gestelde bescheiden aan deze geretourneerd.
4. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en be­scheiden, zijn voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 5 Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke persoon de verleende opdracht uitgevoerd wordt.
2. Opdrachtnemer kan eerst meer werkzaamheden verrichten en aan opdrachtge­ver in rekening brengen dan waartoe opdracht is verstrekt, indien opdracht­gever hiervoor vooraf toestemming heeft verleend.
3. Indien opdrachtgever derden bij de uitvoering van de opdracht wenst te betrekken, zal hij daartoe slechts overgaan na daarover met opdrachtnemer overeenstemming te hebben bereikt. Het bepaalde in de vorige volzin is van overeenkomstige toepassing op opdrachtnemer.

Artikel 6 Geheimhouding
1. Opdrachtnemer is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekend­making heeft, verplicht tot geheimhouding tegenover derden.
2. Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die aan hem door opdracht­gever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele, of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
3. Tenzij daartoe door opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer, die niet zijn opge­steld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informa­tie te voorzien, niet openbaar maken. De opdrachtgever zal er  tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen.
4. Opdrachtnemer zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hem ingeschakelde derden.

Artikel 7 Intellectuele eigendom
1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de opdracht van opdrachtgever, voor zover deze uit de wet voortvloeien.
2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer.

Artikel 8 Honorarium
1. Indien na de totstandkoming van de overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is opdrachtnemer gerechtigd het overeengekomen tarief dien overeenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover andere afspraken hebben gemaakt.
2. Het honorarium van opdrachtnemer, zo nodig vermeerderd met voorschotten en declaraties van ingeschakelde derden, wordt steeds bij voorschot aan opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover andere afspraken hebben gemaakt.
3. Over alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer verschuldig­de bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht. Bij beëindiging van de opdracht wordt op nacalculatiebasis de eindafrekening opgemaakt.

Artikel 9 Betaling
1. Betaling door opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverre­kening, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan veertien dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden in Nederlandse valuta (Euro’s) door middel van overmaking ten gunste van een door opdrachtnemer aan te wijzen bankrekening.
2. Indien opdrachtgever niet binnen de onder 9.1 genoemde termijn heeft betaald, is opdrachtnemer gerechtigd, nadat hij opdrachtgever ten minste eenmaal heeft aangemaand te betalen, zonder nadere ingebrekestelling en onverminderd de overige rechten van opdrachtnemer, vanaf de vervaldag opdrachtgever de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening.
3. Alle gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (in­casso)kosten, die opdrachtnemer maakt als gevolg van de niet-nakoming door opdrachtgever van diens betalings-verplichtingen, komen ten laste van opdrachtgever.
4. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van opdrachtgever naar het oordeel van opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, is opdrachtne­mer gerechtigd van opdrachtgever te verlangen, dat deze onverwijld (aanvul­lende) zekerheid stelt in een door opdrachtnemer te bepalen vorm. Indien opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen opdrachtgever aan opdrachtnemer uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.
5. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voor zo­ver de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk verbonden voor de betaling van het factuurbedrag.

Artikel 10 Reclames
1. Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuur­bedrag dienen schriftelijk binnen 8 dagen na de verzenddatum van de stuk­ken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 8 dagen na de ontdekking van het gebrek indien opdrachtgever keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het  kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honora­rium.
2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honorarium.

Artikel 11 Leveringstermijn
1.  Is opdrachtgever een vooruitbetaling verschuldigd of dient hij voor de uitvoering benodigde informatie en/of materialen ter beschikking te stellen dan gaat de
termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te worden afgerond niet eerder in dan nadat de betaling geheel is ontvangen, respectievelijk de informatie en/of
materialen geheel ter beschikking zijn gesteld.
2.  Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als een fatale termijn indien dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
3.   De overeenkomst kan – tenzij uitvoering ontwijfelbaar blijvend onmogelijk is – door opdrachtgever niet wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, tenzij
opdrachtnemer de overeenkomst ook niet of niet geheel uitvoert binnen een hem na afloop van de overeengekomen leveringstermijn schrifte­lijk aangezegde
redelijke termijn. Ontbinding is dan toegestaan conform artikel 6:265 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 12 Opzegging
1. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen te allen tijde de overeenkomst opzeggen.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden meegedeeld. 

Artikel 13 Aansprakelijkheid
1. Iedere (buiten-)contractuele aansprakelijkheid van de opdrachtnemer alsmede haar werknemers is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering van de opdrachtnemer wordt uitbetaald met inbegrip van het bedrag van het eigen risico.
2. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zij­nerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid van opdrachtnemer.
3. De in lid 1 van deze bepaling neergelegde aansprakelijk­heidsbeperking wordt mede bedongen ten behoeve van de door opdrachtnemer voor de uitvoering ingeschakelde derden, die derhalve hierdoor een recht­streeks beroep op deze aansprakelijkheidsbeperking hebben.

Artikel 14 Vervaltermijn
Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van opdrachtgever uit welke
hoofde ook jegens opdrachtnemer in verband met het verrichten van werkzaamheden door opdrachtnemer in ieder geval na één jaar na het moment
waarop opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.

Artikel 15 Toepasselijk recht en forumkeuze
1.Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepas­sing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtge­ver en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woon­plaats heeft.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 zijn opdrachtgever en opdrachtne­mer bevoegd om geschillen aan een college voor geschillen voor te leggen.

Klachtenregeling

Verantwoording
Op grond van de wijzigingen in de Advocatenwet per 1 januari 2015 zijn Advocatenkantoren in Nederland verplicht vanaf die datum een schriftelijk vastgelegde kantoorklachtenregeling te hebben, welke u hierbij aantreft. Zij maakt deel uit van de algemene voorwaarden. Een klacht is een mogelijkheid om dingen beter te doen. Omdat de klant koning is heeft de klant en de advocaat er belang bij dat de klant tevreden blijft, daarom is het nuttig altijd eerst een gesprek te voeren met uw advocaat om te kijken of de klacht kan worden opgelost. Als dat niet helpt kunt u altijd daarna nog naar de Geschillen commissie Advocatuur of naar de deken. Voordeel voor u als klant is, dat de klacht in meer dan 90% van de gevallen wordt opgelost waar hij is ontstaan, in de relatie tussen advocaat en klant.

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik
Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Oosthout Advocatuur/mr. A.R. Oosthout en de cliënt.
mr. A.R. Oosthout draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling. 

Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse. 

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop, dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Oosthout Advocatuur/mr. A.R. Oosthout heeft in de overeenkomst van opdracht en via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan Commissie Geschillenregeling Advocatuur. 

Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. A.R. Oosthout, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht. 

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. 

Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

 Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

Leiden, 10 juni 2015.

KvK inschrijvingsnummer: 27366180
BTW nummer: 1137.87.546.B.02

Terms and conditions

Article 1     General remarks

In the terms and conditions:

  1. principal refers to the party granting the assignment.
  2. contractor refers to Oosthout Advocatuur/A.R. Oosthout, LL

Article 2     Applicability

  1. These terms and conditions apply to all legal relationships between the principal and the contractor, barring amendments to the terms and conditions which must be expressly confirmed in writing by both parties.
  2. The contractor’s code of conduct and professional rules are part of the contract. The principal declares he shall at all times fully respect the obligations arising there from for the contractor.

Article 3     Conclusion of the contract

  1. The contract comes about if the contractor a) writes a confirmation letter to the principal and b) if the contractor provides the principal with the terms and conditions and c) if the principal and the contractor sign the contract for the supply of services. No contract is concluded if one of the aforementioned three conditions has not been met. The confirmation is based on the information provided by the principal to the contractor at the time. The confirmation is deemed to reflect the contract accurately and completely. If the principal has terms and conditions, he relinquishes the declaration of applicability of his own terms and conditions.
  2. The parties are at liberty to prove that the contract came about differently.
  3. An assignment comes about with the contractor as such. This also applies if it is the principal’s explicit or tacit intention that a certain person shall carry out the assignment. The operation of article 404 of book 7 of the Dutch Civil Code, which includes an arrangement for the latter case, is excluded as is the operation of section 2 of article 407 of Book 7 of the Dutch Civil Code, which establishes joint and several liability in the event an assignment is given to one or more persons.
  4. The contract is entered into for an indefinite period unless it follows from the content, nature or purpose of the assignment that it was entered into for a definite period.

Article 4     Provision of information by the principal

  1. The principal is bound to provide the contractor with all the data and documents which the contractor deems necessary for the adequate execution of the assignment and is bound to do so in a timely manner, in the desired form and manner.
  2. The principal guarantees the accuracy, completeness and reliability of the data and documents provided to the contractor, also if they stem from third parties, in so far as not otherwise determined by the nature of the assignment.
  3. If and in so far as the principal requests this, the documents made available shall be returned to the principal.
  4. The principal shall pay any extra costs and fees stemming from any delay in the execution of the assignment due to the requested data and documents not having been provided, or not having been provided in time, or not having been provided properly.

Article 5     Execution of the assignment

  1. The contractor decides in what way the assignment is executed and by whom.
  2. The principal’s prior permission is required for the contractor to carry out more work than in the assignment and charge the principal for this.
  3. If the principal wishes to involve third parties in the assignment he will only do so after reaching full agreement with the contractor on the matter. The provisions of the previous sentence shall apply to the contractor accordingly.

Article 6     Confidentiality

  1. The contractor is obliged to uphold confidentiality in relation to third parties, unless he has a statutory or professional duty of disclosure.
  2. The contractor is not entitled to use the information made available to him by the principal for another purpose than it was obtained for, except if the contractor acts on his own behalf in disciplinary proceedings, in civil proceedings or criminal proceedings in which these documents can be relevant.
  3. Unless the contractor has granted prior written permission to do so the principal shall not disclose the content of reports, recommendations or other written expressions from the contractor, which were not made with the aim of providing third parties with the information laid down there in The principal shall ensure third parties cannot take cognizance of the content referred to in the previous sentence.
  4. The contractor shall impose his obligations pursuant to this article on third parties engaged by him.

Article 7     Intellectual property

  1. The contractor reserves all rights in relation to intellectual products he uses or has used in the execution of the assignment of the principal, in so far as they are legally determined.
  2. The principal is explicitly prohibited from reproducing, disclosing or exploiting those products -with or without the help of a third party – including computer programs, system designs, methods, recommendations, (model) contracts and other intellectual products of the contractor, in the broadest sense of the word.
  3. The principal is not allowed to hand over supporting means for said products to a third party, unless it is to obtain an expert opinion on the work of the contractor.

Article 8     Fee

  1. If, after the contract has come about, yet before the assignment has been completed, salaries and/or prices change, the contractor is entitled to adjust the agreed fee accordingly, unless the principal and the contractor have made other arrangements.
  2. The contractor’s fee, if necessary increased with prepayments and invoices from third parties that have been engaged, will be charged to the principal by way of pre-payment, unless the principal and the contractor have made other arrangements. VAT is separately charged on all the amounts the principal owes the contractor. When the assignment is terminated a final invoice will be drawn up on the basis of a subsequent calculation.

Article 9     Payment

  1. The principal shall make the payment without deduction, discount or settlement of debt within the agreed deadlines, in any event no later than a fortnight after the date of the invoice The payment shall occur in Dutch currency (EURO) by means of a transfer in favour of a bank account to be indicated by the contractor. If the contract for the supply of services mentions a prepayment in derogation of these terms and conditions a prepayment is indeed referred to and must be paid when the work is started or continued. Hence, the payment period of 14 days shall not apply. In cases involving litigation we only work on the basis of prepayments and therefore payments must be made before the start or the continuation of the work.
  2. If the principal has not paid within the time period mentioned under 9.1 the contractor is entitled, after having at least once demanded payment from the principal, without any further notice of default and without prejudice to the contractor’s other rights, to charge the principal statutory interest from the due date until the date of payment in full.
  3. All the judicial and extrajudicial (debt collection) costs the contractor incurs due to the principal not complying with his obligation to pay are to be borne by the principal.
  4. If the contractor deems the principal’s financial position or payment performance justifies this the contractor is entitled to request immediate (additional) security in a form to be determined by the contractor. If the principal fails to provide the additional security the contractor is entitled, without prejudice to his other rights, to immediately suspend the execution of the assignment and everything the principal owes the contractor can be claimed immediately.
  5. If an assignment has been jointly issued the principals, in so far as the work was carried out on behalf of the joint principals, are jointly and severally liable for paying the invoice amount.

Article 10  Complaints

  1. Complaints related to the work done and/or the amount of the invoice must be made within 8 days after the sending date of the documents or information the principal is complaining about or within 8 days after discovering the defect. If the principal complains in a timely manner, he has the choice between adjustment of the fee, improvement of the rejected work free of charge or stopping the (further) execution of the assignment against a refund pro rata of the fee the principal already paid.
  2. Complaints in the meaning of section one do not suspend the payment obligation.
  3. In the event of a justified complaint the contractor has the choice between adjustment of the fee, improvement of the rejected work free of charge or stopping the (further) execution of the assignment against a refund pro rata of the fee the principal already paid.

Article 11   Lead times

  1. If the principal owes an advance payment or if the principal needs to provide information and/or materials necessary for the execution, the lead time within which the work must be completed only starts after full payment has been received respectively after the information and/or materials have been provided.
  2. Lead times within which work has to be completed are only considered firm dates if this has been explicitly agreed.
  3. Unless execution of the contract continues to be definitely impossible, the principal cannot dissolve the contract due to failure to meet the lead times, unless the contractor fails to execute the contract entirely or partly after the expiry of a reasonable period which has been notified to him in writing. In that case, dissolution is allowed pursuant to article 265 of Book 6 of the Dutch Civil Code.

 Article 12   Cancellation

  1. The principal and the contractor can cancel the contract at any time.
  2. The other party must be informed in writing of the cancellation.

Article 13   Liability

  1. Any (extra)contractual liability of the contractor and its employees is limited to the amount that is paid by the (professional) liability insurance of the contractor in such a case, including the personal contribution amount.
  2. The principal indemnifies the contractor against third party claims related to damage caused because the principal provided the contractor with incorrect or incomplete information, unless the principal proves that the damage is not related to imputable acts or omissions from the principal or was caused by wilful acts or gross negligence from the contractor.
  3. The liability limitation laid down in section 1 is also stipulated on behalf of third parties engaged on the contractor’s behalf for the execution of the assignment. Hence, they can directly invoke this liability limitation.

Article 14   Expiry periods

Unless otherwise stipulated in these terms and conditions, rights of claim and other powers the principal has against the contactor related to the work by the contractor expire after one year after the moment the principal was aware or could reasonably be aware of the existence of said rights and powers.

Article 15       Office complaints mechanism

  1. Our office complaints mechanism, which is part of these terms and conditions, is applicable to this contract.
  2. If a client has a complaint our office complaints mechanism is set in motion first.

If the complaint is not solved satisfactorily the client can turn to the Dean if a  disciplinary matter is at stake or to the civil judge, in the event of non-performance.

Article 16       Applicable law and choice of forum

  1. Dutch law applies to all agreements between the principal and the contractor to which these general terms and conditions apply.
  2. All disputed related to the agreements between the principal and the contractor, to which these terms and conditions apply and which are not within the remit of the cantonal judge, will be settled by the competent court in the district where the contractor has his residence.
  3. In derogation of the provisions in section 2 the principal and the contractor are authorized to submit disputes to a college for disputes.

Complaints mechanism

Accountability
On the basis of amendments to the Dutch Law on the Bar [Advocatenwet] as of the first January 2015 Law Firms in the Netherlands are obliged to have a written office complaints mechanism. Ours is stated below. It is part of the general terms and conditions. A complaint is an opportunity to perform better. The client is king, and the client and the lawyer benefit from the client being satisfied. Therefore, it is useful to first have a conversation with your lawyer to see if the complaint can be solved, If this does not help you can always turn to the Dutch Disputes Commission for the Legal Profession [Geschillen commissie Advocatuur] or the dean.  The advantage for you as a client is that in over 90% of the cases complaints are solved where they came about, i.e.in the relation between lawyer and client.

Article 1 definitions
In this office complaints mechanism the following definitions shall apply:
– complaint: any written expression of dissatisfaction by or on behalf of a client concerning the lawyer or the persons working under the lawyer’s responsibility about the conclusion and the performance of the contract for services, the assignment, the quality of the service and the amount of the invoice, not being a complaint in the sense of paragraph 4 of the Dutch Law on the Bar;
– complainant: the client or the client’s representative who issues a complaint;
– complaints official: the lawyer in charge of complaint management;

Article 2 scope
Our office complaints mechanism applies to every contract for services between Oosthout Advocatuur/A.R. Oosthout, LLM, and the client.
A.R. Oosthout handles the complaint management in accordance with our office complaints mechanism. 

Article 3 objectives

The objectives of our office complaints mechanism are:
1. recording a method for handling clients’ complaints within a reasonable time and constructively;
2. recording a method for establishing the causes of clients’ complaints;
3. maintaining and improving current relationships by way of good complaint management;
4. training staff to respond to complaints in a client-oriented manner;
5. improving the quality of the service on the basis of complaints management and complaint analysis. 

Article 4 information at the start of the provision of service
1. This office complaints mechanism has been made public. Prior to the conclusion of the contract for services the lawyer draws the client’s attention to the fact that the office has an office complaints mechanism and that this applies to the provision of services.
2. Oosthout Advocatuur/A.R. Oosthout, LLM, has indicated, in the contract for services and in the general terms and conditions, which independent party or authority a complaint can be submitted to if a complaint has been addressed but not solved in order to obtain a binding decision and disclosed this upon confirming the assignment.
3. Complaints in the meaning of article 1 of this office complaints mechanism which have been addressed but not solved will be submitted to the Disputes Commission for the Legal Profession. 

Article 5 internal complaints procedure
1. If a client approaches the office with a complaint the complaint is passed on to A.R. Oosthout, who shall act as complaints official.
2. The complaints official informs the person to whom the complaint relates of the fact that a complaint was submitted and provides the complainant and the person to whom a complaint relates with an opportunity to provide an explanation of the complaint.
3. The person to whom the complaint relates and the client seek to find a solution, either with or without the intervention of the complaints official.
4. The complaints official handles the complaint within four weeks after receiving the complaint. Alternatively, the complaints official informs the complainant in a motivated manner of the reason why this term is derogated from, mentioning the term within which an opinion will be given regarding the complaint.
5. The complaints official informs the complainant and the person to whom the complaint relates in writing about the opinion regarding the merits of the complaint, possibly with recommendations.
6. If the complaint is resolved satisfactorily the complainant, the complaints official and the person to whom the complaint relates sign the opinion on the merits of the complaint. 

Article 6 Confidentiality and handling complaints free of charge
1. The complaints official and the person to whom a complaint relates observe confidentiality when handling the complaint.
2. The complainant is not required to reimburse the costs of handling the complaint. 

Article 7 Responsibilities
1. The complaints official is responsible for the prompt handling of the complaint.
2. The person to whom the complaint relates keeps the complaints official informed about any contact and a potential solution.
3. The complaints official keeps the complainant informed about the handling of the complaint.
4. The complaints official will keep records about the complaint.

 Article 8 Registration of complaints
1. The complaints official registers the complaint with the corresponding complaint subject.
2. A complaint can be categorized under various topics.
3. The complaints official regularly reports on the handling of the complaints and makes recommendations as to prevent new complaints and as improving procedures.
4. The reports and recommendations are discussed and presented for approval at the office at least once a year.

Leiden, 10 June 2015.

Chamber of commerce, registration no.: 27366180
VAT-number: 1137.87.546.B.02

Leiden,  3 January 2017.