Privacyverklaring

Privacyverklaring Oosthout Advocatuur.

Dit is de privacyverklaring van Oosthout Advocatuur. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Voor het laatst bijgewerkt : mei 2018.

  1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
  2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
  3. Welke gegevens verzamelen wij en hoe?
  4. Hoe gebruiken wij uw gegevens?
  5. Welke derden hebben toegang tot je gegevens?
  6. Hoe beveiligen we je gegevens en hoelang bewaren wij die?
  7. Hoe kunt u uw wettelijke rechten uitoefenen?

 

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken van u wanneer u cliënt bent bij Oosthout Advocatuur.

Deze privacyverklaring is opgesteld in  mei 2018 op grond van de Algemene Verordening Gegevens- bescherming.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Oosthout Advocatuur is verantwoordelijk voor het verzamelen van uw gegevens. Voor de juistheid van de aangeleverde gegevens blijft u zelf verantwoordelijk. Als er derhalve fouten of onvolkomen heden in de gegevens zitten en u ontdekt dat dan bent u gehouden de wijzigingen door te geven.

Welke gegevens verzamelen wij? Wij verzamelen uitsluitend gegevens, die relevant zijn voor het uitoefenen van ons beroep als advocaat en mediator. Dat wil zeggen gegevens van cliënten, tegenpartijen, bij de zaak betrokken advocaten, de rechterlijke colleges waar zaken dienen, en overig voor een zaak relevante informatie.

Welke gegevens verzamelen wij
Advocaten zijn op grond van hun beroep en de wet gehouden tot geheimhouding van hetgeen aan hen in het kader van de behandeling van een zaak wordt toevertrouwd, tenzij de wet anders bepaalt.

Van cliënten worden verzameld:

  1. De volledige voornamen,
  2. achternaam,
  3. geboortedatum,
  4. eventueel geboorteplaats,
  5. BSN nummer,
  6. adres inclusief huisnummer,
  7. postcode,
  8. woonplaats,
  9. telefoonnummers,
  10. waaronder mobiele nummer,
  11. eventueel fax,
  12. e-mailadres.
  13. kopie van een legitimatiebewijs ter verificatie van de handtekening en de identiteit.

Als legitimatiebewijs gelden in dit verband uitsluitend een paspoort, rijbewijs, of Nederlandse ID kaart, of ingeval van vreemdelingen een bewijs van een IND status.

Hoe gebruiken wij uw gegevens
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de aan ons voorgelegde in uw opdracht te behandelen zaak. Dat betekent concreet dat wij contact met u kunnen onderhouden, of met een advocaat/jurist van een wederpartij in onderhandelingen.

Welke derden hebben toegang
Derden hebben geen toegang tot deze gegevens, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Hoe beveiligen we gegevens en hoe lang worden die bewaard
Omdat de gegevens zowel online als offline in dossiers beschikbaar zijn, geldt voor beide dat er verschillende bewerkingen worden gedaan om de vertrouwelijkheid en daarmee de privacy te handhaven. Voor op computers opgeslagen gegevens wordt dagelijks een back-up gedraaid. Voor in fysieke dossiers opgeslagen gegevens geldt dat deze zich in een afgesloten kast bevinden. Voor zover wij gegevens in de cloud opslaan of door derden laten bewerken hebben wij een bewerkersovereenkomst gesloten met Basenet.

De bewaartermijnen worden bepaald door de vraag wat voor soort zaak het betreft. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de verschillende wettelijke bewaartermijnen. In zijn algemeenheid geldt, dat de bewaartermijn voor verbintenissenrechtelijke zaken is 5 jaar, boekhouding en administratie 7 jaar en onroerend goedzaken 10 jaar, was 30 jaar onder het oude recht. Voor overige zaken gelden specifieke wettelijke regelingen, die telkens geraadpleegd moeten worden in voorkomende gevallen.

Hoe kunt u uw wettelijke rechten uitoefenen
Om te weten hoe u uw wettelijke rechten kunt uitoefenen, moet u eerst weten wat uw wettelijke rechten zijn.

Recht van toegang.
Omdat cliënten ons zelf de relevante gegevens voor een zaak verstrekken, is het hen duidelijk welke gegevens zij aan ons verstrekken.

Recht van rectificatie.
Indien er fouten in de gegevens voorkomen en deze worden door de cliënt ontdekt, dan bestaat altijd de mogelijkheid tot rectificatie. Daartoe dient de cliënt een schriftelijk verzoek in en geeft aan wat er verbeterd dient te worden.

Recht van verwijdering.
Aangezien het gaat om gegevens die voor de bearbeiding van de in uw opdracht en door u aan ons voorgelegde zaak noodzakelijk zijn zullen de gegevens gedurende de looptijd van de zaak in het dossier aanwezig blijven., tenzij u besluit de zaak door een andere advocaat te laten doen. Dan zullen zij op eerste verzoek verwijderd worden, tenzij zich tussen u en de advocaat van ons kantoor die uw zaak heeft behandeld een conflict voordoet. In dat geval zal het dossier worden bewaard.

Recht van beperking van verwerking.
Het recht op beperking van de verwerking wordt bepaald door het soort zaak. Opgeslagen gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de lopende zaken, tenzij u bij nieuwe zaken anders beslist.

Recht van dataportabiliteit
Het recht van dataportabiliteit houdt in, dat persoonsgegevens in een gestructureerde, veelgebruikte en machineleesbare vorm worden verstrekt. Zo zich dat voordoet is dat mogelijk. De meeste gegevens worden echter in het kader van een te behandelen zaak verstrekt en zijn daarna niet meer relevant.

Recht op bezwaar.
Het recht op bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens zal zich in de praktijk alleen voordoen als een cliënt van kantoor of raadsman verandert. Daarmee eindigt de relatie en is feitelijk ana het bezwaar tegemoet gekomen.

Gezien de geheimhoudingsplicht zullen cliëntgegevens nimmer gebruikt worden voor marketing- doeleinden, dan alleen met uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke  toestemming van de cliënt.

Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij het recht hebben je rechten zoals beschreven in deze paragraaf te beperken of af te wijzen. In elke geval zullen wij zorgvuldig beoordelen wanneer zo’n uitsluiting van toepassing is en u hierover informeren.

Zo kunnen wij uw verzoek om toegang afwijzen wanner het noodzakelijk is de rechten en vrijheden van andere personen te beschermen of weigeren je persoonsgegevens te wissen als het verwerken van dergelijke gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het recht van dataportabiliteit geldt niet wanner de persoonsgegevens niet door u zijn verstrekt of wanner die gegevens niet op basis van uw toestemming, of voor de uitvoering van een overeenkomst verwerken.

Als u vragen hebt of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring, neem dan contact op met ons. Als u met onopgeloste vragen blijft zitten, hebt u ook recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Leiden, 23 mei 2018.